Reglubundið eftirlit
Áhættumat á starfsemi og samningssamböndum er grundvöllur ákvörðunar um með hvaða hætti eftirlit með peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka skuli framkvæmt. Reglubundið eftirlit felur annars vegar í sér að viðhafa eftirlit með upplýsingum um viðskiptamenn og hins vegar að hafa eftirlit með viðskiptum þeirra.
Eftirlit með upplýsingum
Tilkynningarskyldum aðilum ber að uppfæra upplýsingar um viðskiptamenn reglulega og afla frekari upplýsinga eftir því sem þörf krefur. Breytingar á upplýsingum um viðskiptamenn, samningssambandið eða einstaka þætti þess auk áhættumats tilkynningarskyldra aðila kunna að gefa tilefni til að framkvæma nýja áreiðanleikakönnun með hliðsjón af hinum breyttu upplýsingum. Þá kann áhættumat tilkynningarskyldra aðila að gefa tilefni til þess að framkvæma nýja áreiðanleikakönnun með reglubundnum hætti.
Í skjalfestu áhættumati eða reglum tilkynningarskyldra aðila skal tilgreina tímasetningu á uppfærslu áreiðanleikakönnunar með tilliti til áhættuflokkunar einstakra viðskiptamanna eða hópa, eftir því sem við á.
Tilkynningarskyldir aðilar skulu meta með reglubundnum hætti hvort viðskiptamaður og raunverulegur eigandi sé í áhættuhópi vegna stjórnmálalegra tengsla.
Eftirlit með viðskiptum
Tilkynningarskyldum aðilum hafa reglubundið eftirlit með samningssambandi við viðskiptamenn og afla fullnægjandi upplýsinga um viðskipti sem fara fram á samningstímanum til að tryggja að viðskipti þeirra séu í samræmi við fyrirliggjandi upplýsingar og áhættumat. Þá ber aðilum að staðfesta eftir því sem við á uppruna þeirra fjármuna sem notaðir eru í viðskiptum og grípa til réttmætra ráðstafana til að staðreyna viðeigandi upplýsingar.
Tilkynningarskyldir aðilar skulu tryggja að viðhaft sé aukið eða kerfisbundið eftirlit með áhættumeiri viðskiptum og samningssamböndum.
Eftirlitskerfi, aðferðir og ferlar
Til að sinna reglubundnu eftirliti skulu tilkynningarskyldir aðilar hafa sjálfvirk eftirlitskerfi sem flagga viðskiptum við tilteknar aðstæður og/eða aðferðir og ferla til að greina frávik eða grunsamleg viðskipti viðskiptamanna sinna. Kerfi og aðferðir skulu að lágmarki fela í sér eftirfarandi þætti:
- að tilteknum færslum eða viðskiptum sé flaggað eða þær greindar, miðað við fyrirfram ákveðnar forsendur eða reglur,
- að viðkomandi færslur eða viðskipti séu yfirfarin og rannsökuð af viðeigandi starfsmanni tilkynningarskylds aðila,
- að tekin sé afstaða til þeirra færslna eða viðskipta sem flaggað er, með tilliti til fyrirliggjandi upplýsinga um viðskiptamann og
- að gripið sé til viðeigandi ráðstafana, svo sem frekari athugunar á viðskiptum ef yfirferð leiðir í ljós grunsamleg viðskipti.
Tilkynningarskyldir aðilar skulu einnig rannsaka, eins og unnt er, bakgrunn og tilgang allra færslna sem a.m.k. eitt af eftirtöldum skilyrðum á við um:
- flóknar færslur
- óvenjulega háar færslur
- óvenjulegt viðskiptamynstur eða
- færslur sem virðast hvorki hafa efnahagslegan né löglegan tilgang.
Allar færslur af þessu tagi og samningssambönd sem þeim tengjast skulu sæta auknu eftirliti sem þjónar þeim tilgangi að greina hvort um grunsamleg viðskipti er að ræða.